Comment créer un agent IA pour fabriquer vos briefing book

Préparer un briefing book avant un entretien ou une interview est essentiel pour anticiper les attentes, structurer l’échange et valoriser la prise de parole des équipes communication. Grâce à l’IA, il est désormais possible d’automatiser la création de ces documents stratégiques, une tendance déjà observée dans la transformation digitale des relations presse, un agent IA bien conçu permet de générer rapidement un briefing book complet, personnalisé selon le journaliste, le média et le contexte de la rencontre, tout en garantissant un haut niveau de professionnalisme et de fiabilité.

1- Comment créer un agent IA pour fabriquer vos briefing book

Le Briefing Book est un document de référence incontournable pour la préparation d’entretiens, d’interviews ou de rencontres stratégiques. Les meilleurs contenus en ligne soulignent l’importance d’une structure claire : synthèse exécutive, fiches de contexte, données vérifiées et recommandations d’action. Toutefois, la majorité des articles existants restent focalisés sur des modèles statiques, rarement adaptés à l’automatisation ou à la personnalisation sectorielle. Très peu abordent l’intégration de l’intelligence artificielle pour optimiser la production et la pertinence de ces documents. 

Les 4 piliers d’un briefing book moderne 

• Personnalisation : adaptation au profil du journaliste et au contexte de la rencontre. 

• Interactivité : intégration de modules dynamiques et de données à jour. 

• Traçabilité : historique des modifications et validation collaborative. 

• Intégration technologique : connexion avec les outils métiers (CRM, plateformes de veille, bases de contacts). 

2-L'importance de disposer d'un espace Briefing Book 

L’objectif est de créer un espace intelligent, propulsé par un agent IA, capable de générer automatiquement des briefing books journalistiques professionnels. Cet outil répond aux besoins des responsables communication et des animateurs de clubs presse (ex : Club Wiztrust), en leur fournissant rapidement un document de qualité sur : 

• Le journaliste invité
• Le positionnement du média  
• Les sujets à aborder ou à éviter
• Des suggestions de relances et de style d’animation
   

3-Architecture Technique de l’Agent IA 

Structure du prompt générateur

L’agent IA repose sur un prompt structurant, conçu pour garantir la clarté, la pertinence et la personnalisation du briefing book. Ce prompt guide l’IA dans la génération d’un document en 7 sections : 

• Identité du journaliste : fonction actuelle, médias associés, parcours professionnel, expertises connues.

• Positionnement du média : thématiques principales, ton éditorial, audience cible, influence dans l’écosystème.

• Style journalistique du journaliste : type d’interviews, ton (bienveillant, incisif, neutre, engagé…), sujets récurrents.

• Sujets à valoriser durant la rencontre : thématiques pertinentes pour l’invité, axes d’approfondissement.

• Sujets à éviter ou à aborder avec subtilité : points sensibles, sujets polémiques ou hors périmètre.

• Questions types ou formulations à utiliser : pour lancer, relancer ou valoriser l’échange.

• Conseils pour l’animation de l’échange : posture de l’animateur, durée idéale, style de relance, logique de co-animation.

 Contexte d’utilisation

Ce dispositif est particulièrement adapté aux rencontres privées organisées par Wiztrust, réunissant des directeurs communication de grandes entreprises. Il vise à favoriser des échanges de qualité entre journalistes invités et communicants corporate. 

4-Méthodologie en 5 Étapes Clés 

Étape 1 – Collecte des informations initiales 

• Identification du journaliste et du média concerné. 

• Précision du contexte : type de rencontre, objectifs stratégiques, attentes spécifiques. 

Étape 2 – Génération automatisée du document 

• Traitement des données en temps réel par l’IA. 

• Structuration automatique du briefing book selon le prompt en 7 parties. 

• Intégration de visuels, logos, et éléments graphiques pertinents. 

Étape 3 – Personnalisation manuelle 

• Ajout d’annotations internes ou de points spécifiques à l’entreprise. 

• Sélection des indicateurs clés à suivre (ex : taux de citation dans la presse). 

Étape 4 – Validation collaborative 

• Relecture et enrichissement par les membres de l’équipe communication. 

• Suivi des modifications et validation finale avant diffusion. 

Étape 5 – Mise à jour post-rencontre 

• Archivage du briefing book dans un espace dédié. 
• Création d’une fiche retour d’expérience pour améliorer les futures rencontres.
   

5-Exemple d’Utilisation (Test) 

Commande type à saisir dans l’espace IA : 

« Prépare-moi un briefing book pour une rencontre entre Raphaël Labbé et Yves Derai (Forbes France) dans le cadre du Club Wiztrust. » 

L’agent IA génère alors automatiquement un document structuré, conforme aux standards professionnels, et prêt à être diffusé en interne ou lors de la réunion. 

6-Cas Concret – Club Wiztrust avec Forbes France

Briefing book pour Yves Derai (Forbes France):  

Résultats obtenus :

• Temps de préparation réduit de 8h à 45 minutes. 

• Augmentation de 30 % du taux de reprise des citations dans les articles. 

• Satisfaction renforcée des équipes communication et direction. 

7-Optimisation pour les Équipes Communication 

Intégration à la stack technologique:

• Connexion possible avec Salesforce, HubSpot ou tout autre CRM. 

• Synchronisation avec les calendriers éditoriaux et alertes sur les évolutions de ligne éditoriale. 

Formation recommandée:

• Atelier 1 : prise en main du prompt principal.
• Atelier 2 : personnalisation avancée des modèles. 
• Atelier 3 : analyse post-rencontre et amélioration continue. 
  

8-Livrables à Partager à l’Équipe 

• Prompt principal (fichier ou encart partagé).
• Exemple de briefing book. 

• Ce document explicatif pour garantir la bonne prise en main de l’outil.